Utilice funciones de resumen para resumir datos en Excel

Para quienes usan Excel con regularidad, la cantidad de fórmulas y funciones integradas para resumir y manipular datos es asombrosa. Excel es literalmente utilizado por todos, desde estudiantes en una clase de finanzas hasta administradores de fondos de cobertura en Wall Street. Es extremadamente poderoso, pero muy simple al mismo tiempo.

Para aquellos que recién comienzan con Excel, las funciones de resumen son una de las primeras funciones que deben aprender. Estos incluyen SUMA, PROMEDIO, MÁX, MÍN, MODO, MEDIANO, CONTAR, DESVEST, GRANDE, PEQUEÑA y AGREGADA. Estas funciones se utilizan mejor con datos numéricos.

En este artículo, le mostraré cómo crear una fórmula y pegar la función en una hoja de cálculo de Excel. Cada función en Excel toma ArgumentosEstos son los valores que las funciones necesitan para calcular una salida.

Comprender fórmulas y funciones

Por ejemplo, si necesita sumar 2 y 2, la función es TOTAL y los argumentos serían los números 2 y 2. Normalmente escribimos esto como 2 + 2, pero en Excel lo escribirías como = SUMA (2 + 2). Estos son los resultados de esta simple suma de dos números literales.

Función de suma Excel

Si bien esta fórmula no tiene nada de malo, en realidad no es necesaria. Podrías simplemente escribir = 2 + 2 en Excel y eso también funcionaría. En Excel, si usa una función como TOTALTiene más sentido usar argumentos. Con el TOTAL Función, Excel espera al menos dos argumentos que son referencias a celdas en la tabla.

¿Cómo hacemos referencia a una celda en la fórmula de Excel? Es bastante sencillo. Cada fila tiene un número y cada columna tiene una letra. A1 es la primera celda de la tabla en la parte superior izquierda. B1 sería la celda a la derecha de A1. A2 es la celda justo debajo de A1. Bastante fácil, ¿verdad?

Antes de escribir nuestra nueva fórmula, agreguemos algunos datos a las columnas A y B para trabajar. Ingrese números aleatorios de A1 a A10 y B1 a B10 para nuestro conjunto de datos. Ahora ve a D1 e ingresa = SUMA (A1, B1). Debería ver que el resultado es simplemente el valor de A1 + B1.

Suma de Excel

Hay algunas cosas a tener en cuenta al ingresar una fórmula en Excel. Primero, te encontrarás escribiendo el primer corchete de apertura (( Después del nombre de la función, Excel le dirá automáticamente qué argumentos acepta esta función. En nuestro ejemplo muestra numero 1, Número 2etc. Separa los argumentos con comas. Esta función especial puede tomar una cantidad infinita de valores, ya que así es como funciona la función SUMA.

En segundo lugar, puede ingresar la referencia de celda manualmente (A1) o hacer clic en la celda A1 después de ingresar el corchete abierto. Excel también resalta la celda en el mismo color que la referencia de celda para que pueda ver claramente los valores correspondientes. Así que hemos resumido una fila, pero ¿cómo podemos sumar todas las demás filas sin volver a escribir o copiar y pegar la fórmula? Afortunadamente, Excel lo hace fácil.

Mueva el puntero del mouse hacia la esquina inferior derecha de la celda D1 y verá que cambia de una cruz blanca a un signo más negro.

Cursor de arrastre de Excel

Ahora haga clic y mantenga presionado el botón del mouse. Arrastre el cursor con los datos hasta la última línea y suéltelo al final.

Arrastra la fórmula hacia abajo

Excel es lo suficientemente inteligente como para saber que, en lugar de mostrarle el mismo A1 + B1 hasta el final, la fórmula debería cambiar y reflejar los valores en las otras filas. En su lugar, verá A2 + B2, A3 + B3 y así sucesivamente.

Células de autosuma

También hay otra opción TOTAL que explica otro concepto detrás de los argumentos en Excel. Digamos que queremos resumir todos los valores de A1 a A12. ¿Cómo procederíamos entonces? Podríamos escribir algo como esto = SUMA (A1, A2, A3, etc.), pero eso lleva mucho tiempo. Una mejor forma es utilizar un rango de Excel.

Para agregar A1 a A12 solo tenemos que escribir = SUMA (A1: A12) con dos puntos que separan las dos referencias de celda en lugar de una coma. Incluso podrías escribir algo como esto = SUMA (A1: B12) y se suman todos los valores de A1 a A12 y B1 a B12.

Sumar el área de la celda

Esta fue una descripción general muy básica de cómo usar funciones y fórmulas en Excel, pero es suficiente para que use todas las funciones de suma de datos.

Funciones de resumen

Con el mismo conjunto de datos, usaremos el resto de las funciones de resumen para ver qué tipo de números podemos calcular. Comencemos con eso NÚMERO y COUNTA Funciones.

contar vs contar

Aqui entro que NÚMERO Función en D2 y el COUNTA Función en E2, con A2: A12 Área como registro de datos para ambas funciones. También cambié el valor en A9 a la cadena de texto Hola para mostrar la diferencia. NÚMERO solo cuenta las celdas que tienen números mientras COUNTA cuenta las celdas que contienen texto y números. Ambas funciones no cuentan las celdas vacías. Si desea contar celdas en blanco, use el COUNTBLANK Función.

Los siguientes son esos PROMEDIO, MEDIANA y MODO Funciones. El promedio se explica por sí mismo, la mediana es el número medio en una serie de números y la moda es el número o números más comunes en una serie de números. En las versiones más recientes de Excel, tiene MODE.SNGL y MODO.MULT porque puede haber más de un número, que es el número más común en una serie de números. Usé B2: B12 para el rango en el siguiente ejemplo.

modo mediano promedio

Continuando, podemos calcular MIN, MAX y STDEV para el conjunto de números B2: B12. La función DESVEST calcula cuánto se desvían los valores del valor medio. En las versiones más recientes de Excel, tiene STDEV.P y STDEV.Scalculado en base a toda la población o en base a una muestra.

max min stdev

Finalmente, hay otras dos funciones útiles GRANDE y PEQUEÑO. Toma dos argumentos: el rango de celdas y el k-ésimo valor más grande que desea devolver. Entonces, si quisiera el segundo valor más grande del conjunto, usaría 2 para el segundo argumento, 3 para el tercer número más grande, y así sucesivamente. PEQUEÑO funciona de la misma manera, pero le da el k-ésimo número más pequeño.

superar a los grandes pequeños

Por último, hay una función llamada AGREGAREsto le permite usar cualquiera de las otras funciones anteriores, pero también le permite ignorar líneas ocultas, ignorar valores de error, etc. Probablemente no necesite usarlas con tanta frecuencia, pero puede aprender más sobre ellas aquí en caso de que los necesito.

Por lo tanto, esta es una descripción general básica de algunas de las funciones de resumen más comunes en Excel. Si tiene alguna pregunta, no dude en dejar un comentario. ¡Disfrutar!

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